Protecția datelor personale
Politica de confidențialitate
Această politică explică, într-un limbaj cât mai clar, ce date personale prelucrează VITALSKILLS S.R.L., de ce sunt necesare, cui pot fi transmise și ce drepturi au persoanele vizate.
1. Cine este operatorul datelor
Operatorul care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor descrise în această politică este:
CUI: 54290477
Nr. Registrul Comerțului: J2026018174005
Sediu social: Str. Intrarea Bârsei, Nr. 5, Bl. G3, Sc. 1, Et. 7, Ap. 85, Sector 3, București
Email: contact@vitalskills.ro
Telefon: 0750 197 447
VitalSkills nu are numit formal un responsabil cu protecția datelor. Solicitările pot fi trimise folosind datele din secțiunea „Contact pentru protecția datelor”.
2. Domeniul acestei politici
Politica se aplică datelor prelucrate prin site-ul vitalskills.ro, prin formularele realizate cu Fluent Forms, prin email și telefon, precum și datelor necesare pentru ofertare, contractare, organizarea cursurilor, evidența participării și emiterea documentelor de participare confirmate.
Site-ul rulează pe WordPress. Înregistrările formularelor sunt stocate în baza de date WordPress. Serviciile de găzduire și email sunt furnizate de Hostinger.
Politica nu descrie un newsletter activ, comerț electronic, plăți online, conturi de client sau profilare comercială, deoarece aceste activități nu sunt folosite în prezent.
3. Categoriile de persoane și date prelucrate
Persoane de contact și potențiali clienți
În funcție de informațiile trimise, putem prelucra numele, adresa de email, numărul de telefon, compania sau organizația, funcția ori calitatea profesională, tipul solicitării, numărul estimativ de participanți, localitatea, mesajul, informațiile necesare pregătirii ofertei și istoricul comunicărilor.
Datele de email și telefon aparțin în principal persoanei de contact desemnate de organizație, nu fiecărui participant la curs.
Participanți la curs
Pentru participanți, VitalSkills prelucrează în mod obișnuit numele, compania sau organizația, evidența prezenței ori participării și informațiile necesare documentului de participare, atunci când acesta este prevăzut.
Contracte, facturi și contabilitate
Pot fi prelucrate numele și datele profesionale de contact ale reprezentantului companiei, funcția sau calitatea de reprezentare, semnătura atunci când este folosită, corespondența contractuală, informațiile necesare facturării, plăților și evidențelor contabile.
Date tehnice ale site-ului
Infrastructura de găzduire poate genera automat date tehnice și de securitate limitate, precum adresa IP, data și ora accesării, resursa solicitată, informații despre browser sau dispozitiv și loguri de server ori securitate.
4. Scopurile și temeiurile prelucrării
| Activitate | De ce folosim datele | Temei juridic |
|---|---|---|
| Solicitări de contact și ofertă | Răspuns la mesaj, clarificarea solicitării, pregătirea și transmiterea unei oferte, comunicări precontractuale. | Demersuri cerute înaintea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. b GDPR; interes legitim pentru a răspunde solicitărilor profesionale — art. 6 alin. (1) lit. f GDPR. |
| Încheierea și executarea contractului | Negocierea, încheierea, administrarea, executarea și documentarea contractului de servicii. | Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b GDPR; obligații legale aplicabile — art. 6 alin. (1) lit. c GDPR. |
| Organizarea cursului și evidența participării | Pregătirea listelor, organizarea grupelor, evidența prezenței, livrarea cursului și emiterea documentelor de participare confirmate. | Interesul legitim al VitalSkills de a organiza, livra și documenta cursul solicitat de companie — art. 6 alin. (1) lit. f GDPR; art. 6 alin. (1) lit. b numai când participantul este și contractant direct. |
| Contabilitate și obligații legale | Emiterea și evidența facturilor, documente contabile și fiscale, răspuns la solicitări legale ale autorităților. | Îndeplinirea obligațiilor legale — art. 6 alin. (1) lit. c GDPR. |
| Funcționarea și securitatea site-ului | Operarea site-ului, diagnosticarea problemelor, prevenirea abuzului și menținerea securității sistemelor. | Interesul legitim de a opera și proteja site-ul — art. 6 alin. (1) lit. f GDPR. |
| Analiză de trafic | Nu este activă la data publicării acestei politici. Orice activare ulterioară va necesita actualizarea politicilor și un mecanism de consimțământ. | Consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. a GDPR și regulile aplicabile comunicațiilor electronice, numai după implementarea corespunzătoare. |
Interesele legitime urmărite
Interesele legitime folosite sunt răspunsul la solicitări profesionale, organizarea și documentarea cursurilor contractate, păstrarea unor dovezi limitate necesare administrării serviciului, securizarea și operarea site-ului și constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi. VitalSkills limitează datele, accesul și perioada de păstrare în funcție de scop.
5. Date despre participanți primite de la compania contractantă
Compania, organizația sau persoana sa de contact poate transmite numele participanților și afilierea lor la organizație. Sursa acestor date este angajatorul, organizația sau persoana de contact desemnată, nu neapărat participantul.
Datele sunt folosite pentru organizarea cursului, evidența participării și emiterea documentelor de participare confirmate. VitalSkills nu solicită în mod standard adresa de email sau telefonul fiecărui participant.
Organizația contractantă este rugată să pună această politică la dispoziția participanților înainte de transmiterea datelor. Participanții își pot exercita drepturile direct față de VitalSkills, folosind datele de contact de la finalul paginii.
6. Date obligatorii și date opționale
Câmpurile marcate ca obligatorii sunt necesare pentru a răspunde solicitării, a pregăti o ofertă sau a organiza serviciul. Dacă informațiile necesare nu sunt furnizate, VitalSkills poate să nu poată răspunde, pregăti oferta ori organiza cursul.
Datele din câmpurile opționale nu trebuie furnizate. Te rugăm să nu trimiți prin formularul general informații despre sănătate, documente de identitate, coduri numerice personale sau alte informații sensibile care nu sunt necesare solicitării.
7. Cât timp păstrăm datele
| Categoria | Perioada de păstrare |
|---|---|
| Solicitări de contact și ofertă fără contract | 12 luni de la ultima interacțiune relevantă. După această perioadă, datele se șterg sau se anonimizează, dacă nu mai sunt necesare pentru o pretenție juridică ori un alt scop documentat. |
| Corespondență contractuală și datele persoanei de contact | Pe durata contractului și 3 ani după încetarea lui. O perioadă mai lungă se aplică numai dacă este necesară pentru un litigiu nerezolvat, o pretenție juridică sau o obligație legală specifică. |
| Numele participanților, compania, prezența și documentele de participare | 3 ani de la data cursului. |
| Contracte, facturi și documente contabile | 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele, dacă o regulă legală specifică nu impune o perioadă mai lungă. |
| Loguri tehnice și de securitate | Cât este necesar pentru operarea, diagnosticarea și securizarea site-ului, potrivit configurației tehnice și regulilor de retenție ale furnizorului de găzduire, fără a depăși perioada rezonabil necesară acestor scopuri. |
| Solicitări GDPR | 3 ani după soluționare, pentru dovada gestionării solicitării și pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi. |
Datele pot fi șterse și mai devreme atunci când nu mai sunt necesare și nu se aplică o excepție legală.
8. Cine poate primi sau accesa datele
Datele pot fi accesate sau primite, numai în măsura necesară, de:
- personalul autorizat VitalSkills implicat în comunicare, contractare și organizarea cursurilor;
- Hostinger, în calitate de furnizor de servicii de găzduire și email;
- contabilul extern, pentru facturi și documente contabile;
- persoanele autorizate de VitalSkills implicate direct în organizarea cursului, pe baza necesității de a cunoaște;
- autorități publice, instanțe sau alte organisme competente, atunci când divulgarea este cerută de lege.
VitalSkills nu vinde date personale și nu le divulgă terților pentru propriile lor scopuri independente de marketing.
Formularele sunt realizate cu Fluent Forms, iar înregistrările sunt stocate în baza de date WordPress.
9. Transferuri internaționale
Unii furnizori de servicii sau subîmputerniciții acestora pot prelucra date în jurisdicții din afara Spațiului Economic European. Atunci când au loc astfel de transferuri, acestea trebuie să se bazeze pe o decizie de adecvare sau pe garanții adecvate permise de GDPR, precum clauzele contractuale standard, potrivit documentației contractuale a furnizorului relevant.
Informații despre condițiile de prelucrare ale furnizorului de găzduire pot fi consultate în Anexa Hostinger privind prelucrarea datelor.
10. Cookies, stocare tehnică și analiză
Pot funcționa cookies strict necesare sau alte mecanisme de stocare tehnică atunci când sunt necesare pentru funcționarea și securitatea site-ului. Nu orice mecanism tehnic de stocare este în mod automat un cookie.
La data acestei politici, VitalSkills nu activează cookie-uri analitice sau de marketing înainte de consimțământul vizitatorului.
Dacă vor fi activate ulterior instrumente de analiză sau marketing, acestea vor trebui blocate înaintea consimțământului afirmativ, iar politicile relevante și opțiunile vizitatorului vor fi actualizate.
Detalii suplimentare sunt disponibile în Politica de cookies.
11. Drepturile persoanelor vizate
În condițiile GDPR, poți solicita accesul la date, rectificarea datelor inexacte, ștergerea atunci când se aplică, restricționarea prelucrării, portabilitatea atunci când este aplicabilă, precum și opoziția față de prelucrările bazate pe interes legitim. Atunci când o prelucrare se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.
Drepturile nu sunt absolute și pot fi limitate de condițiile sau excepțiile prevăzute de lege. VitalSkills poate solicita informațiile suplimentare necesare verificării identității solicitantului, fără a colecta date excesive.
Solicitările se trimit la contact@vitalskills.ro, cu subiectul recomandat „GDPR – Solicitare”.
VitalSkills va răspunde fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în termen de o lună de la primirea solicitării. Atunci când GDPR permite, termenul poate fi prelungit cu până la două luni suplimentare, în funcție de complexitatea și numărul solicitărilor. Persoana va fi informată despre orice prelungire în prima lună.
Persoana vizată are și dreptul de a solicita o cale de atac judiciară, în condițiile legii.
12. Plângere la autoritatea de supraveghere
Dacă apreciezi că prelucrarea datelor încalcă normele aplicabile, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — ANSPDCP.
13. Decizii automate și profilare
VitalSkills nu folosește datele personale descrise în această politică pentru decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative. VitalSkills nu realizează profilare comercială prin intermediul site-ului.
14. Măsuri de securitate
VitalSkills aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate naturii și riscurilor prelucrării, care pot include:
- criptarea HTTPS a datelor în tranzit;
- restricționarea accesului administrativ;
- protejarea conturilor și credențialelor;
- actualizarea WordPress, a temei și a pluginurilor;
- măsuri de securitate și copii de rezervă la nivelul găzduirii, acolo unde sunt configurate;
- limitarea accesului la persoanele care au nevoie de informații.
Nicio metodă de transmitere sau stocare nu poate oferi securitate absolută. Atunci când legea o cere, VitalSkills va notifica autoritatea de supraveghere și/sau persoanele afectate, în condițiile aplicabile prevăzute de GDPR.
15. Actualizarea politicii
Această politică poate fi actualizată atunci când se schimbă activitățile de prelucrare, serviciile, furnizorii sau cerințele legale aplicabile. Data intrării în vigoare este afișată în partea de sus a paginii.
16. Contact pentru protecția datelor
Pentru întrebări sau pentru exercitarea drepturilor descrise în această politică:
VITALSKILLS S.R.L.Email: contact@vitalskills.ro
Telefon: 0750 197 447
Subiect recomandat: „GDPR – Solicitare”